Videokonferenzen, Meetings

Onlinemeetings: Keine Angst vor Zoom & Co

Mit der Pandemie wuchs die Nutzung von Online Meeting Tools wie Skype, Teams, Zoom oder WebEx rasant. Allein zwischen Januar und April 2020 beispielsweise stieg die Zahl der Downloads von Zoom im App Store von 0,84 Millionen im Januar auf 35,95 Millionen im April (Quelle: Statista). Gewachsen ist auch die Angst, die viele Menschen vor der nächsten Online Videokonferenz haben. Lesen Sie, wie Sie sich als Teilnehmer oder Organisator auf Meetings vorbereiten und diese Sorgen aus Ihrem beruflichen Alltag deutlich reduzieren, wenn nicht gar verbannen, können.

Wenn Sie virtuelle Konferenzen nervös machen, wenn Sie sich Sorgen um nicht funktionierende Technik oder Unkenntnis möglicher Tools machen, haben wir direkt eine gute Nachricht: Sie sind bei weitem nicht allein. Der Fachbegriff „Zoom-Anxiety“ beschreibt die Angst vor der Teilnahme an einer Online Videokonferenz. Nach einer Studie der Präsentationsexperten Buffalo 87 sind bis zu ¾ aller Teilnehmer aus unterschiedlichen Gründen davon betroffen., zum Beispiel weil sie online deutlich fokussierter sein müssen und das Eingehen auf andere Teilnehmer schwieriger ist, weil die Vorbereitung komplexer zu sein scheint oder einfach aus Furcht, dass es Audioprobleme gibt oder gleich die ganze Technik zusammenbricht, Dazu passt auch die Information von Google, dass zwischen März und November 2020 die Zahl derer, die in Großbritannien nach „Zoom Anxiety“ gesucht haben, um 180 Prozent stieg.

Das Gute: Es gibt wirksame Hilfsmittel gegen die Zoom-Anxiety bei Meetings: Mit der richtigen Vorbereitung und einigen Tricks und Kniffen können Sie die Ängste in Bezug auf virtuelle Konferenzen überwinden.


So werden Sie fit für die Teilnahme an Onlinemeetings

Vier Aspekte sind wichtig für jeden Teilnehmer virtueller Konferenzen. Wenn Sie diese berücksichtigen, können Sie beruhigt in jedes Meeting gehen. 

  • Ihre Rolle bei der Online Videokonferenz
  • Das Wissen über die gewählte Plattform für das Meeting
  • Die richtige Vorbereitung
  • Ihre Hör- und Sichtbarkeit für die anderen Teilnehmer

Aspekt 1: Ihre Rolle bei Online Meetings

Sind Sie Moderator, sollen Sie präsentieren, schulen oder als Teilnehmer einen bestimmten Beitrag leisten? Jede Rolle hat einen anderen Anspruch– setzen Sie sich bewusst mit Ihrer Rolle auseinander und nehmen Sie sich Zeit, um sich die anstehenden Aufgaben klar zu machen. Wenn Sie sich auf Meetings vorbereiten ist dies in der Onlinewelt noch wichtiger als ohnehin: Sie müssen im digitalen Meeting aufgrund der besonderen Intensität ausgesprochen zielführend und ohne Umwege zum Punkt kommen, um der schneller nachlassenden Aufmerksamkeitsspanne zu begegnen und Erwartungshaltungen zu treffen, die Teilnehmende an Sie haben.

Aspekt 2: Der Umgang mit der gewählten digitalen Plattform für Meetings

Üben Sie den Umgang mit der gewählten Meeting-Plattform. Das geht allein, aber auch mit ein oder zwei Kolleginnen und Kollegen. Über Zoom, MS Teams oder andere Plattformen können Sie beispielsweise kurze Videos drehen, bei denen Sie üben, wie Sie digitale Whiteboards nutzen, den Bildschirm teilen oder Kommentarfunktionen einsetzen.

Aspekt 3: Ihre Vorbereitung auf die virtuelle Konferenz

Online Meetings sind wesentlich intensiver als Präsenzveranstaltungen. Werden Sie sich über die Ziele der Veranstaltung klar, setzen Sie sich gedanklich mit den weiteren TeilnehmerInnen und deren Position auseinander und lesen Sie vorab die zugesandten Informationen und Skripte. Schalten Sie Ihr Handy leise und machen Sie nichts anderes parallel zur Veranstaltung.

Aspekt 4: Ihre Hör- und Sichtbarkeit bei Meetings

Wichtig ist ein guter Ton. Stellen Sie sicher, dass dieser funktioniert – prüfen Sie auf jeden Fall, wie verständlich Ihre Stimme wirkt. Holen Sie sich Feedback ein – und eventuell auch ein neues und gutes Stand-Mikrofon oder ein Headset, das Ihre Stimme für alle verständlich macht. Laptop-Mikrofone sind häufig von eher mittelmäßiger Qualität.

Gleiches gilt für Ihre Sichtbarkeit: Testen Sie die Bildqualität Ihrer Kamera, stellen Sie die Höhe Ihres Sitzes gut ein und machen Sie sich Gedanken über das Raumambiente, das im Hintergrund zu sehen ist. Bei Zoom und anderen Plattformen können Sie Fotos für einen Hintergrund nutzen, authentischer ist jedoch ein echtes Ambiente, beispielsweise vor einem schönen Regal oder aufgeräumten Bürohintergrund. Machen Sie sich auf jeden Fall Gedanken und testen Sie die Wirkung. Auch ein Begrüßungs-Flipchart im Hintergrund oder ein aufgehängtes Logo können sehr gut wirken. 

Ebenfalls wichtig: Licht. Testen Sie verschiedene Lichtsituationen, damit Sie gut gesehen werden. Die Anschaffung eines Ringlichts für Präsentationszwecke ist häufig empfehlenswert. 

Prüfen Sie auch, ob Ihre Datenübertragungsrate für virtuelle Konferenzen ausreichend ist und Ihnen sowohl bei Bild als auch Ton keinen Strich durch die Rechnung macht. Das geht ganz einfach: Verabreden Sie sich mit Kollegen oder Bekannten zu einem virtuellen Test, zeigen Sie zwei Charts, eine Videosequenz oder rufen Sie einen Online-Link auf. So können Sie testen, ob Sie gut gehört werden, ob Filme sichtbar sind und alles problemlos abläuft. Sollte es Probleme geben schauen Sie in Ihren Vertrag mit dem Online-Provider: Ab 50 mbit/s sollten Videokonferenzen und ein HD-Film beispielsweise parallel laufen können. Ggf. müssen Sie den Tarif aufstocken.

 

Das macht Sie zum guten Moderater eines Online Meetings

 

Für Moderatoren von virtuellen Konferenzen kommen weitere Aspekte hinzu, die den Erfolg maßgeblich beeinflussen:

Keep your Meeting short and simple

Die klassische KISS-Regel gilt insbesondere für Online Meetings. Halten Sie Veranstaltungen kürzer als normale Meetings und sehen Sie bewusst (kleine) Pausen vor. Online Termine sind ausgesprochen intensiv und so sichern Sie sich die Sympathien der Teilnehmer. Beschränken Sie sich auf die Tools, die Sie wirklich brauchen. Damit vermeiden Sie nicht nur die persönliche Überforderung, sondern auch die der anderen Teilnehmer.

Lassen Sie sich unterstützen

Wenn Sie Online Meetings abhalten und moderieren ist es empfehlenswert, sich beispielsweise bei der Protokollierung oder der Erläuterung von Hintergründen Unterstützung zu sichern. Das verschafft Ihnen die Möglichkeit, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren und das Ziel der Veranstaltung nicht aus den Augen zu verlieren. Hilfe ist oft auch bei Kleingruppenaufgaben (Break-Out-Sessions) sinnvoll, oder in Form von technischem Support.

Vermitteln Sie direkt die wichtigsten Regeln

Bei Online Videokonferenzen kommt es sehr auf die Einhaltung bestimmter Regeln an. Besonders wichtig: Mikrofon ausschalten, wenn man nicht spricht, Hand (am besten durch das Nutzen des Symbols) heben, wenn man zu Wort kommen möchte, ausreden lassen, bevor man selbst spricht, oder die Kommentar-Funktion einsetzen, um Anmerkungen zu sammeln. Weisen Sie immer direkt am Anfang darauf hin.

Schaffen Sie eine gute Atmosphäre

Sorgen Sie von Anfang an für ein gutes Gefühl bei den Teilnehmern Ihrer virtuellen Konferenz. Auch dazu gibt es Tricks: Bei manchen Themen können Sie im Vorfeld Fragen in einer Live Session sammeln, bei der Sie dann auch direkt das von Ihnen gewählten Meeting Tool nutzen und alle mit dem Umgang vertraut machen. Das schafft Sicherheit.

Auch sehr wichtig: Die Frage nach dem Grund des Meetings. Hier sollten die Antworten auf das Warum und im Anschluss auf das Wie klar durch Sie formuliert werden. 

Und last but not least: Smalltalk ist wichtiger als mancher denkt! Geben Sie Ihren Meetings immer Raum dafür, das lockert die Stimmung, gibt allen Teilnehmern und insbesondere auch Ihnen mentale Entspannung und schafft eine positive Atmosphäre.

 

Fazit:

Online Meetings sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Mit der richtigen und vor allem bewusst durchgeführten Vorbereitung sind sie für Teilnehmer kein Problem – und auch Moderatoren können mit wenigen entsprechenden Maßnahmen ihre virtuellen Konferenzen zum Erfolg bringen.